No sé por qué pero cuando hablo de los entresijos de un almacén, he observado que muchos de mis interlocutores, incluidos aquellos que trabajan en compañías que gestionan algún tipo de stock, tienen la imagen mental de un almacén como algo estático o hermético. “Yo nunca entro ahí” me confesaron en una conversación completamente informal, “para mí es como magia. Siempre imagino que dentro del almacén hay un enorme bloque macizo de cartón marrón del que por las tardes salen muchos pedacitos más pequeños”. La persona que me lo dijo trabajaba en oficinas y tenía el almacén a la vista, pero, pese a tenerlo cerca, nunca había entrado en el edificio. para ella el almacén respondería al concepto de “caja negra”, un contenedor en la que sabemos que pasan cosas pero no conocemos muy qué ni cómo suceden.
Muchas veces asimilamos la imagen de un almacén a la de un depósito del que sólo vemos la parte exterior, la “cáscara”, y tendemos a pensar que dentro simplemente hay algo, que siempre está ahí, una caja negra. Sin embargo, el concepto de almacén real es bien diferente.
Un almacén existe porque existe “actividad” continuada en una empresa. Un almacén requiere de gestión y de por sí el concepto de gestión implica que dicho almacén tiene procesos que no se detienen en el tiempo, que son cambiantes, dinámicos. De hecho, un almacén, un inventario, cambia de modo continuo.
Esto de por sí imposibilita algunas ideas peregrinas de gestión con las que a veces me he encontrado. No hace mucho tiempo formaba parte de los expertos de un portal de internet dedicado a la formación empresarial en muchos campos uno de ellos era la logística, y recibía innumerables peticiones de lo siguiente: ¿conoce usted alguna plantilla de hoja de cálculo que pueda usarse para llevar la gestión de inventarios? Mi respuesta invariable siempre era la misma: muchas, pero ninguna sirve de nada. El almacén, tu inventario, es capaz de cambiar muchas veces seguidas en el mismo tiempo que tú empleas en introducir y actualizar tu hoja de cálculo. Es decir, que mientras estás escribiendo en la hoja tus datos, el inventario cambia tantas veces, que los datos que en ese momento estás introduciendo, ya están obsoletos.
La siguiente pregunta que me hacían al responderles yo aquello que no querían escuchar, también en muchas ocasiones, era invariablemente la misma: “ya pero ¿me puede recomendar alguna plantilla de hoja de cálculo para la gestión de inventario?” A veces no se puede luchar contra el peor ciego, el que no quiere ver.
El cliente tiende irremediablemente a decidirse en el último momento y a exigir ser atendido con prontitud, diría que inmediatamente, en la cantidad exacta que necesita en el momento que lo necesita. Si nuestro almacén depende de que alguien rellene una hoja de cálculo, un albarán, un escrito para actuar, el cliente sencillamente recurrirá a otros proveedores que le puedan proveer los productos en el momento y del modo que necesita.
El control de Stocks
Claro, para satisfacer debidamente dicha demanda (no puede ser satisfecha de otra manera) las compañías se ven obligadas a mantener ciertos niveles de stock. Pero hoy día no es suficiente mantener niveles de stock adecuados para satisfacer la demanda, además, esos stocks, deben gestionarse debidamente. ¿De qué sirve tener productos acumulados en cuantía suficiente para satisfacer nuestra demanda si no somos capaces de expedir el producto exigido, al ritmo exigido, en la cantidad requerida?
Pero además en el terreno de la gestión entran muchos otros factores como el humano (todavía hoy indispensable), los tipos de stock, el nivel de servicio al cliente, la reducción de costes, plazos de entrega, compras, pedidos, demanda, obsolescencias, incidencias, flujo de información, caducidad, JIT, recuentos, inventarios, etc., etc. ¿Podemos controlar todo eso y más con una hoja de cálculo? Insisto en que no.
Por tanto dejemos ya atrás la visión reducida y poco real de los stocks como “simple acumulación de productos a la espera de satisfacer las necesidades del cliente”. Decir algo así, sería como decir que un hotel es una simple acumulación de habitaciones vacías esperando a que alguien duerma en ellas. Un almacén es un lugar vivo, dinámico que entre otras muchas funciones efectivamente tiene la de albergar productos en su interior para luego expedirlos, pero ni mucho menos es su única función, en algunos tipos de almacenes ni siquiera es la función principal.
¿Qué tipo de almacén no tiene como función principal, almacenar y expedir? Sirva la respuesta que voy a darle como prueba de lo anteriormente escrito. La imagen que tenemos del almacén no es siempre la más acertada. Por si no cae en este momento a qué tipo de almacén me refiero piense que los tiene mucho más cerca de lo que cree. Intente, antes de seguir leyendo, pensar a qué tipo de almacén me puedo estar refiriendo.
Si sigue sin adivinarlo le doy unos cuantos ejemplos en forma de pregunta:
- ¿Cree que la función principal de las secciones de los Grandes Almacenes y supermercados que quedan justo al lado de las cajas de cobro es la de almacenar producto y expedirlo o más bien es la de “tentarle”? La compra por impulso se produce en esos comercios que visitamos casi sin darnos cuenta de que estamos dentro de un almacén.
- ¿Cree que la función principal de cualquier expositor de cualquier tienda de alimentación que visite es almacenar producto en su interior o que la colocación de dicho producto le resulte accesible y atractiva?
- ¿No se ha dado cuenta que toda la tienda de muebles low cost más famosa del mundo es un almacén pero que usted sólo percibe como tal el tramo final, el de las estanterías? ¿Cree que la función principal de toda la tienda es almacenar y expedir? Fíjese si está bien disimulado el hecho de que estamos dentro de un almacén que incluso anotamos referencias y ubicaciones para luego hacer nosotros el picking sin casi apercibirnos de ello. Caray si en una de sus secciones hasta podemos comernos la mercancía.
Seguro que ahora ya tiene en mente muchos más almacenes cuya función principal no es almacenar y expedir.
¿Cree que alguno de esos almacenes mencionados o alguna de sus secciones es algo que podríamos calificar de estático? ¿La imagen mental que tiene de alguno de ellos es de un gran bloque marrón del que van saliendo pedacitos por la puerta? ¿Le parece que en el correcto funcionamiento de esos almacenes influyen multitud de factores que NO son precisamente las existencias en sí y su nivel de stock? Y sobre todo, ¿considera posible poder gestionar alguno de ellos con una hoja de cálculo?
Pues los almacenes que usted tiene en su mente como los únicos posibles, los convencionales, los que viven anexos a las industrias de las que se nutren o a las que abastecen, los de las “cajas, carretillas y palés”, no son para nada, menos complejos de gestionar que los que le acabo de mencionar.
Vivimos entre y de los almacenes. Transitamos por ellos, comemos en ellos, nos vestimos en ellos, jugamos en ellos, compramos en ellos (incluso desde casa) y sin embargo, seguimos teniendo un enorme desconocimiento acerca de ellos.
Empiezo pues, aquí una serie de posts en los que trataré de explicar los entresijos que tienen nuestros queridos almacenes, sus complejidades y desde luego, cómo gestionarlos adecuadamente.
Sólo avanzaré una pincelada, a mi juicio, sin duda alguna, estas dos palabras casi engloban todo lo que necesitamos para acercarnos a una correcta gestión de nuestros stocks: tiempo real.
¿Cómo conseguirlo? Te invito a que te suscribas a nuestro blog para saberlo.
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