Normalmente el desarrollo de nuestras actividades periódicas y nuestra adaptación a la rutina diaria, nos impide valorar la importancia que tiene trabajar en ciertas condiciones, como es el caso de trabajar con buenos proveedores. Igual que sólo nos acordamos de Santa Bárbara cuando truena, sólo nos apercibimos de lo complicado que puede llegar a serlo cuando nos falla el habitual.
En muchas empresas, sobre todo pymes, la selección de proveedores incluso llega a ser una situación no planificada que se aborda únicamente cuando la necesidad apremia, es decir, cuando ya es tarde. Esta circunstancia, esta falta de planificación, casi garantiza que el proceso de selección de proveedores incurrirá en los típicos errores que acabarán redundando en dificultades a lo largo de todo el tiempo que dure la relación contractual o en el peor de los casos con su cese definitivo antes de lo previsto.
Aquí avanzamos seis de los errores más frecuentes que podemos cometer a la hora de seleccionar proveedores.
1.- No definir el 100% de nuestras necesidades
Pese a ser de pura lógica entender el proceso de selección de proveedores como un proceso vital, que tendrá una decisiva repercusión en nuestro nivel de servicio, estándares de calidad de producto y propuesta de valor en general de nuestra compañía, en demasiadas ocasiones consideramos como una pérdida de tiempo dedicar precisamente “el tiempo suficiente” a la definición precisa de nuestras propias necesidades previas a la iniciación de un proceso de tal magnitud e importancia. Es como empezar a construir un rascacielos considerando que las decisiones en cuanto a cimientos o a materiales son una pérdida innecesaria de tiempo y de poca importancia para el proyecto.
No podremos evaluar correctamente a un proveedor si las bases que le facilitamos para la cotización de productos o servicios no se corresponden con las necesidades reales que tenemos como compañía.
2.- No empezar la selección con tiempo
Empezar una selección de proveedores con plazos ajustados es algo que en contadísimas ocasiones no puede evitarse, pero esto debe ser la excepción, no la regla.
Comenzar la selección con prisas nos coloca automáticamente en una posición de debilidad en la negociación además de ser un caldo de cultivo excelente para que aparezcan costos ocultos a posteriori no tenidos en cuenta debido a la falta de planificación que siempre conllevan las prisas. Costos relacionados con incumplimientos de plazos, portes, defectos de calidad, etc.
De hecho, es curioso que ni siquiera en pleno proceso de selección este factor, el de las prisas, no sea un factor que se oculte demasiado. A veces se plantea abiertamente como si fuera una ventaja y se expone como tal tratando de hacer ver al proveedor potencial (o habitual) que “como tenemos prisa si hace una buena oferta el contrato es suyo”. Puede que con proveedores poco avezados funcione, pero un buen negociador verá nuestra urgencia como un punto débil (que es lo que es) y aprovechará esa ventaja con total seguridad, ventajosamente en su favor.
3.- Seleccionar sólo por precio
El precio es importante pero sólo es un factor más a analizar. No debemos convertirlo en el único o el más importante siempre.
Como ocurre muchas veces en esto no hay verdades absolutas ya que en ocasiones sí es el precio casi el único factor a tener en cuenta, pero esto suele darse a nivel producto, no a nivel proveedor. Como norma general la importancia que damos al precio suele ser inversamente proporcional a la importancia estratégica de lo que el proveedor nos suministre.
Tengamos siempre en cuenta que una buena selección puede generar mucho valor para la empresa. Los aspectos técnicos del producto que nos debe suministrar, el plazo de entrega, la forma de pago, etc. deben tener también su peso ponderado dentro del proceso de selección. Por ejemplo, un componente barato que no funciona y provoca que nuestro producto no funcione, supone pagar consecuencias demasiado caras respecto a la ventaja que pudiéramos haber adquirido en su precio.
4.- No evaluar sus procesos
Incluso en los casos en los que seleccionamos un proveedor para la compra de un producto, componente o materia prima estamos comprando en realidad productos y servicios que dicho proveedor debe suministrarnos y que van en conjunto a lo que nos suministra. Servicios como el de transporte, atención al cliente, logística inversa, asistencia técnica, etc. Servicios que el proveedor debe ser capaz de realizar cumpliendo unos estándares requeridos por nosotros. Por ello es de vital importancia tener la posibilidad de evaluar todos y cada uno de los procesos del proveedor que vayan a influir en la relación bidireccional que estamos barajando establecer con él.
Por ejemplo, cuando seleccionamos un proveedor de automatismos para transformar nuestro almacén tradicional en un almacén inteligente, el tiempo medio de respuesta del servicio técnico del proveedor resulta de vital importancia ya que una vez automatizado, si algo falla, el almacén se detiene hasta que el SAT responda y resuelva.
5.- No valorar su capacidad de cumplir objetivos a largo plazo
Si la relación que vamos a establecer se pretende que sea larga y fructífera para ambas partes, debemos plantear el proceso de selección pensando siempre en el largo plazo.
Cuestiones como la capacidad de integración en la cadena de suministro que en un futuro podríamos establecer con el proveedor, su capacidad de crecimiento e inversión, su disposición a mejorar sus procesos y reducir costes, los plazos de revisión de acuerdos, etc.
En muchas ocasiones estos puntos serán objetivos a cumplir que podremos llegar a marcar para seguir manteniendo la relación con el proveedor, por lo que debemos establecerlos y tenerlos en cuenta en el proceso de selección.
6.- No establecer una estrategia de proveedores
Es decir, no establecer estándares para los proveedores, lo que dificultará su selección e imposibilitará evaluarlos después.
No estandarizar la evaluación de proveedores, es decir, no definir el perfil de proveedor adecuado para nuestra empresa estableciendo de entrada los estándares que debe cumplir y los rangos de tolerancia que estamos dispuestos a conceder, nos imposibilita realizar una selección adecuada basada en datos objetivos.
La falta de estándares también nos impedirá realizar evaluaciones posteriores de cumplimiento de estos mínimos y nos dificultará la posibilidad de comparar a unos proveedores con otros imposibilitando la posibilidad de determinar alternativas posibles a los actuales proveedores.
Conclusiones
Podríamos afirmar que la mayoría de los errores cometidos en la selección de proveedores podrían resolverse con planificación, planificación y más planificación.
Establecer una estrategia de selección de proveedores empieza con la definición de nuestras propias necesidades ya que vamos a decidir a quién o a quiénes les encomendaremos la misión de satisfacerlas. Para ello debemos tomarnos el tiempo necesario que nos permita mantener una posición de poder en las posteriores negociaciones teniendo claros los puntos fuertes del contenido de dicha negociación.
No debemos tener prisa en la selección de proveedores de la misma forma que no es recomendable tomar decisiones basadas únicamente en el precio. Las cuestiones que afectan al papel del proveedor, su desempeño y a cómo afectan sus acciones en nuestras instalaciones y en la calidad de nuestros producto o servicio también deben tenerse en cuenta.
La capacidad que cada proveedor potencial tiene de resolver incidencias, de mejorar con el tiempo, servir en los plazos y cantidades que necesitamos, la capacidad que en un momento dado puede tener de integrarse en nuestra cadena de suministro, su capacidad técnica y su disposición a la innovación pueden afectar a nuestro nivel de servicio y al aporte de valor de nuestra marca, producto o empresa.
Planificar los objetivos que deseamos conseguir en el futuro junto a nuestros proveedores, determinará los requerimientos que debemos plantearles en la selección que hagamos en el presente.
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